Основное руководство. Здесь по порядку: с чего начать, что делать каждую неделю, как разбирать находки и что показывать инспектору. И отдельно — чего система не умеет.
На вкладке «С чего начать» система сама показывает, где вы сейчас и какой шаг следующий. Порядок такой:
| Поле | За что отвечает |
|---|---|
| Шифр | Обозначение документа: ИОТ-12, ПРК-01. По нему документ узнаётся при повторной загрузке — новый файл с тем же шифром становится новой редакцией |
| Наименование | Как называется. Попадёт в акт |
| Вид | Решает, какими правилами документ проверяется и что с ним можно сделать. Самое важное поле формы |
| Должность | Только для должностной инструкции: у неё должность одна. Без неё должностная не видна на «Должностях», и обучение по ней не назначается. У инструкции по охране труда должности отмечаются списком — см. ниже |
| Утверждён | Дата утверждения. По ней считается, не устарел ли документ относительно новой редакции нормы |
| Файл | Word, PDF, Excel или скан |
На испытательном стенде штатное расписание загрузили как «инструкция». По нему отработали 23 правила для инструкций по охране труда: система искала в таблице окладов раздел «требования перед началом работы» и, конечно, не находила.
Восемь находок специалист разобрал вручную, четыре подтвердил — то есть в акт для инспектора пошло утверждение, что штатное расписание нарушает 772н. Всего таких находок набралось 69 по двум документам.
Вид можно поправить — в той же таблице, графа «Вид»: меняете и нажимаете «Сохранить». После смены вида на карточке документа появится кнопка снять разом все находки, сделанные по прежнему виду.
Word и PDF с текстовым слоем читаются сразу и бесплатно. Excel — для таблиц: штатного расписания, норм выдачи. Скан или фотография требуют распознавания: это платный шаг, и запускается он вручную, на карточке документа.
Штатное расписание разбирается из Word, Excel и PDF с текстом. Из скана — нет: в картинке теряются графы, и число ставок не отличить от разряда.
Отличить «требования в документе нет» от «строку не удалось прочитать» система не может. Поэтому все находки по распознанному тексту помечаются как требующие проверки.
Загрузили новый файл с тем же шифром — прежние ознакомления перестают закрывать требование, и работники снова появляются в списке. Так и должно быть: инструкцию переписали, и людей нужно ознакомить с тем, что в ней теперь.
На той же вкладке, ниже, — загрузка работников и удостоверений из Excel, CSV или PDF. Файл сначала разбирается и показывается: записи не меняются, пока вы не подтвердите.
PDF от учебного центра грузите как есть — перенабирать в таблицу не нужно: протокол, напечатанный из программы, разбирается точно и бесплатно. Скан бумажного протокола тоже примется, но таблицу придётся распознать отдельной кнопкой. Это платно, и строки после распознавания нужно сверить глазами: сетку оно разбирает верно, а знаки путает — 0 и О, 3 и З.
Если часть строк не читается, система откажется грузить файл целиком. Работник, чьё удостоверение не приехало, попадёт в отчёт как необученный — система не отличит «нет данных» от нарушения, а руководитель, получив такой акт, отличать не обязан.
Протокол проверки знаний — это одна программа, одна дата и список людей. Перенабирать его в таблицу не нужно: кнопка «Внести протокол» открывает форму, где всё выбирается.
Блок «Прочитать протокол» принимает PDF, Word или Excel и отмечает в списке тех, кто в нём значится. Берутся только фамилии: программу, дату и номер вы выбираете сами — название программы в протоколе почти никогда не совпадает со справочником дословно. Кого отметить не удалось, система называет списком с причиной.
У работ на высоте три группы со сроками 3, 5 и 3 года. Выбрав не ту, вы получите дату, ошибочную на два года, и не заметите.
Тот же протокол, внесённый дважды, записи не удвоит. Номер протокола в списке сроков — ссылка на сам документ, если он загружался файлом: инспектор просит протокол, а не строку в системе.
Здесь три вещи.
Сколько должностей с работающими людьми, столько должно быть инструкций. Пока инструкции нет, определить положенное обучение не с чего.
Этого требует статья 214 ТК РФ, и должность без инструкции по охране труда попадает в акт. У инструкции по охране труда отметьте должности — одну или несколько: списком прямо в форме загрузки или позже по ссылке «Должности» в строке документа. Одна инструкция на несколько профессий — обычное дело.
Только по этой отметке акт понимает, какие должности обеспечены, и по ней же работникам этих должностей назначается ознакомление. Пока должности не выбраны, в строке документа горит «не выбраны».
Обязанности по охране труда допускается изложить и в должностной инструкции — норма требует наличия обязанностей, а не места, где они записаны. Система это учитывает:
Кнопка «Разобрать обязанности» у документа читает раздел обязанностей и предлагает признаки работ: работы на высоте, огневые, в замкнутых пространствах и так далее.
Найденное уходит на подтверждение с цитатой из инструкции. Лишний признак — это лишнее обучение за деньги предприятия; пропущенный — работник без обучения. Поэтому решает человек.
Если раздела обязанностей в документе нет, система скажет «нет данных», а не «признаков нет». Это разные вещи.
Что положено должности по приказу 767н. Сверка идёт по наименованию профессии, приведённому к общему виду: написание в приказе и в штатном расписании совпадает редко.
«Норм по этой профессии нет» — это не «средства защиты не положены». Возможно, профессия названа иначе. Молчание здесь читалось бы как благополучие, поэтому оно и написано словами.
Если в реестре оказались «Электрогазосварщик» и «Электро-газосварщик», они подсветятся отдельным блоком с кнопкой объединить. Сливает человек, а не система: слияние переносит работников на требования оставшейся должности, и если названия похожи, а работа разная, люди получат чужое обучение.
Здесь разбираются находки, где вывод сделала модель. До вашего решения они не идут в акт: документ, который несут инспектору, не может содержать непроверенных утверждений.
У каждой находки есть цитата из документа и причина, по которой она отправлена на проверку. Три возможных решения:
| Решение | Когда | Что происходит |
|---|---|---|
| Несоответствие есть | Нарушение настоящее | Находка остаётся открытой и попадает в акт. Дальше — на вкладку «Устранение» |
| Находка ложная | Правило сработало неверно: требование в документе есть, модель его не увидела | Закрывается. Причина обязательна — по ней правят реестр правил |
| Проверка неприменима | Правило верное, но вопрос задан не тому документу: вид указан неверно | Снимается. Реестр правил править не нужно, устранять нечего |
«Находка ложная» отправляет разработчика чинить правило, в котором ошибки нет. «Устранено» неверно тем же: устранять нечего. Третий исход говорит, что произошло на самом деле, и сохраняет след вашей работы: разбирали добросовестно, ошибка была в виде документа.
Ваши решения переносятся на новые находки по той же редакции и тому же правилу — пока текст документа не менялся. Иначе час работы отменялся бы одним нажатием кнопки «Проверить содержание».
Акт называет, что не так. На проверке спрашивают другое: что вы с этим сделали и в какой срок обещали.
| Отметка | Что требуется | Смысл |
|---|---|---|
| В работу | Срок обязателен | Отметка без срока ничем не отличается от «прочитали и забыли» |
| Устранено | Желательно описать, что сделано | По этим потом считают проделанную работу |
| Риск принят | Основание обязательно | Единственный случай, когда нарушение сознательно оставляют. Отвечать за него придётся словами — пусть они будут записаны заранее |
Просроченные обещания идут первыми в списке: срок, который прошёл, хуже, чем нарушение, за которое ещё не брались.
Если после отметки об устранении находка возникла снова — значит не устранено, что бы ни было записано. Отметка не переносится. «Взято в работу» и «риск принят» переносятся: работа продолжается.
Разница между «положено» и «пройдено», четырьмя отборами:
| Отбор | Кто туда попадает |
|---|---|
| Не обучен | Нет ни одной записи об обучении по положенной программе |
| Срок первичного вышел | Принят более 60 дней назад и до сих пор не обучен |
| Просрочено | Обучение было, срок действия истёк |
| Истекает | Срок кончится в ближайшие 90 дней — единственный отбор, где ещё есть время |
Это отборы, а не взаимоисключающие состояния: работник без единой записи стоит и в «срок первичного вышел», и в «не обучен».
Отдельной панелью. Появляется, когда норма, которой обосновано обучение, вышла в новой редакции: пункты 50 и 61 ПП 2464 дают 60 календарных дней. Эти люди обучены и не просрочены — и всё равно обязаны пройти обучение заново.
Пункт 50 называет и другие: новое оборудование, изменение технологического процесса, требование должностного лица, перерыв в работе. О них система знать неоткуда, и её молчание не значит, что оснований нет.
Периодичность взята из общего правила ПП 2464 — раз в три года, — потому что отраслевой акт по этим работам не заведён. Если он есть и требует чаще, система промолчит там, где должна предупредить.
Тот документ, который готовят к приходу инспектора. Печатается из браузера или выгружается в Word.
В акт идёт всё, что система знает о предприятии. Раздел появляется, только если в нём есть что сказать:
Акт называет и то, чего в нём нет:
Последнее важно: находка без ссылки на пункт инспектору не предъявляется. Спросят «где это написано в законе» — и ответить будет нечем.
Правила проверок собраны в выпуски. Пока вы не применили обновление, предприятие работает на своём выпуске, и отчёт не меняется сам по себе.
На странице видно, что именно изменится: какие правила появятся, какие снимутся, и почему выпуск вышел — исправили ошибку в правиле, изменилась норма или добавили проверок.
Пока вы на прежнем выпуске, система проверяет документы по требованиям, которые уже не действуют, — и молчит там, где должна предупреждать. Исправление наших ошибок можно отложить спокойно.
| Сводка | Состояние целиком: сроки, ознакомления, документы к пересмотру |
| Сотрудники | Реестр. Здесь же отмечается работа дистанционно на постоянной основе — она влияет на расчёт численности для Приложения № 4 |
| Признаки работ | Какие опасные работы кто выполняет. Проставляются разбором инструкции или вручную |
| Сроки | Календарь: у кого когда истекает. Здесь же — «Внести протокол», см. выше |
| Предупреждения | Что и кому разослано. Запись первична, отправка вторична: «мы не предупредили» и «письмо не дошло» — разные вещи |
| Расходы | Только у администратора предприятия. Сколько потрачено на обращения к модели: по видам работы и по документам |
| Учётные записи | Только у администратора: входы сотрудников, приглашения, отключение |
| Образцы | Эталонные документы, заведённые экспертом, — с чем сравнивается ваш |
| Журнал | Кто, когда и что сделал. Здесь же видно нажатие, которое ничего не изменило |
Инструктажи — вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой — не ведутся вовсе. Их нет в системе.
Переводы внутри предприятия не отслеживаются: срок обучения считается от даты приёма.
Медосмотры не ведутся.
Учёт фактической выдачи средств защиты не ведётся: система знает, что положено по нормам, но не знает, что выдано и когда.
Полноту отслеживания новых норм гарантировать нельзя. Робот приносит публикации из ленты, но поправка может приехать в непрофильном акте. Второй слой — решение эксперта — сократить нельзя.
Отсюда главное: «ноль расхождений» означает «нет тех расхождений, которые система умеет видеть». Всё перечисленное остаётся на вас.